Como emitir nota fiscal MEI grátis em 2026: passo a passo e a regra que muda em 01/01/2027

Resposta direta: o Microempreendedor Individual (MEI) emite nota fiscal de graça. A Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) sai pelo Emissor Nacional, em nfse.gov.br, com login no gov.br; a nota de mercadoria sai pelo emissor da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado, pela Nota Fiscal Fácil (NFF) ou pelo emissor gratuito do Sebrae. Até 31/12/2026, a nota é obrigatória nos serviços para cliente com CNPJ e nas vendas de mercadoria para empresa (salvo se a empresa emitir nota de entrada) e dispensada para consumidor pessoa física, segundo o art. 106 da Resolução nº 140/2018 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN).

Regra nova em 01/01/2027: pelo art. 517 da Lei Complementar nº 214/2025, “será obrigatória a emissão de documento fiscal nas vendas e nas prestações de serviços realizadas pelo MEI”, sem a dispensa para o consumidor final. A Resolução CGSN nº 190, de 4 de agosto de 2026, regulamenta a mudança com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027.

O que muda em 01/01/2027 para o MEI

No texto consolidado da Lei Complementar nº 123/2006 exibido pelo Planalto em 07/10/2026, o art. 26, § 6º, inciso II, ainda limita a obrigação ao destinatário inscrito no CNPJ, “ficando dispensado desta emissão para o consumidor final”. A Lei Complementar nº 214, de 16 de janeiro de 2025, reescreve esse inciso no art. 517, e o art. 544, inciso III, da mesma lei fixa 1º de janeiro de 2027 para a mudança.

A Resolução CGSN nº 190/2026, publicada no Diário Oficial da União (DOU) de 10/08/2026, regulamenta: o art. 106 da Resolução CGSN 140 passa a dizer “O MEI deverá emitir os documentos fiscais nas vendas e nas prestações de serviços realizadas.” Pelo art. 9º, os efeitos começam em 1º de janeiro de 2027. A resolução ainda:

• manda usar, para serviços, “obrigatoriamente e sem custos para o MEI”, a NFS-e emitida pelo Emissor Nacional (art. 106-A);
• manda usar, para mercadorias e transporte intermunicipal ou interestadual, “preferencialmente e sem custos para o MEI”, o Regime Especial da Nota Fiscal Fácil (art. 106-B);
• dispensa o MEI de destacar o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) nos documentos (art. 106, § 1º, inciso V);
• revoga, no art. 106, o inciso I do caput (Relatório Mensal de Receitas Brutas), o inciso II do caput, o § 1º, inciso III (dispensa de documento fiscal eletrônico em operação com o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, ICMS) e o § 2º; o texto publicado não diz o que substitui o relatório.

Quando o MEI é obrigado a emitir nota fiscal até 31/12/2026

O art. 106, inciso II, da Resolução CGSN nº 140/2018 separa dois casos. O MEI fica dispensado da nota nas vendas e nos serviços para consumidor final pessoa física e nas vendas de mercadorias para destinatário inscrito no CNPJ que emita nota fiscal de entrada. Fica obrigado nas prestações de serviço para tomador inscrito no CNPJ e nas vendas de mercadorias para destinatário inscrito no CNPJ que não emita nota de entrada.

O Portal do Empreendedor resume: “O MEI é dispensado de emitir nota fiscal para consumidor pessoa física, salvo quando for solicitado, em atendimento ao Código de Defesa do Consumidor.” Para empresa, a nota é obrigatória e pode ser emitida pelo MEI ou pelo destinatário. Já o art. 106, § 1º, inciso III, dispensa o MEI do documento fiscal eletrônico em operação sujeita ao ICMS, exceto se o estado exigir e oferecer sistema gratuito de emissão.

NFS-e: como emitir nota de serviço grátis

O que o Emissor Nacional exige

Desde 1º de setembro de 2023, a emissão da NFS-e pelo MEI é obrigatória e exclusiva no Emissor Nacional: a Resolução CGSN nº 172, de 30/03/2023, fixou essa data para os arts. 106 e 106-A da CGSN 140. A Nota Técnica 2023.001 do Portal da NFS-e acrescenta que a habilitação “independe de adesão do município de estabelecimento dessas empresas ou de cadastro prévio”. A página “Legislação Aplicável ao MEI” do mesmo portal, atualizada em 31/10/2023, diz “a partir de 03 de abril de 2023”, data que a Resolução CGSN nº 171/2022 havia fixado e a 172 trocou. O emissor é gratuito, e o art. 107 da CGSN 140 veda “a imposição de custos pela autorização para emissão”.

O acesso pode ser por conta gov.br, por usuário e senha ou por certificado digital. O gov.br é exclusivo do MEI, e “apenas os selos prata ou ouro do GOV.BR são aceitos pela plataforma”. Certificado digital não é exigido: o art. 106-A, § 3º, inciso II, declara a inexigibilidade para autenticar e para assinar a nota. A exceção é o envio por API, que na versão descrita pela Nota Técnica pede o e-CNPJ.

Passo a passo no navegador

1. Entre em nfse.gov.br/EmissorNacional pela conta gov.br; o sistema identifica o CNPJ do MEI pelo CPF do responsável legal.
2. Configure o primeiro acesso: e-mail e telefone que vão na nota.
3. Cadastre até 10 serviços favoritos, cada um com a atividade e o Código de Tributação Nacional.
4. Escolha o tipo de emissão: a Emissão Simplificada, exclusiva do MEI, usa só os favoritos e deixa o CPF ou CNPJ do cliente opcional; a Emissão Completa é obrigatória para exportação e para serviço cujo Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN) é devido no local do tomador.
5. Informe o valor (e a descrição do serviço, na completa), revise e emita.
6. Envie o PDF da nota ao cliente.

O aplicativo NFS-e Mobile emite a partir dos favoritos, mas só depois da configuração no emissor web. O roteiro segue o e-book oficial de agosto de 2023; nomes de menu podem ter mudado desde então. Para microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional, a Resolução CGSN nº 191/2026 adiou a obrigatoriedade de 01/09/2026 para 01/11/2026; o prazo do MEI não mudou.

NF-e e NFF: como emitir nota de mercadoria

Até 31/12/2026, o art. 106-A, § 1º, da CGSN 140 veda ao MEI emitir NFS-e “em operações sujeitas apenas à incidência do ICMS”. Mercadoria usa a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e). Há quatro caminhos, todos sem cobrança pela autorização (art. 107):

• Emissor da Sefaz do estado. O Portal do Empreendedor informa que o MEI de comércio, indústria ou transporte intermunicipal ou interestadual “em regra, precisa realizar a Inscrição Estadual”; o Mercado Livre lembra que cada Sefaz tem processo próprio de cadastro.
• Nota Fiscal Fácil (NFF). O módulo MEI do aplicativo, liberado em 09/01/2024, permite emitir “gratuitamente e de forma simplificada” NF-e e NFC-e no celular, com login gov.br e “sem o custo de adquirir certificado digital”. A adesão depende do estado (Ajuste SINIEF 37/2019, cláusula primeira, § 1º).
• Emissor de NF-e do Sebrae. É gratuito, mas exige certificado digital A1 ou A3 com o CNPJ da empresa.
• Nota Fiscal Avulsa (NFA-e). Para o MEI de estado que não permite Inscrição Estadual, a Shopee orienta emitir pelo site da Sefaz, nota a nota.

Sobre nota atrasada: no emissor de NF-e do Sebrae, “Você só consegue emitir notas com a data do dia da emissão”. No Emissor Nacional da NFS-e, segundo o documento Perguntas e Respostas do Portal da NFS-e (versão 1.1, de 22/09/2026), “o sistema aceita competências passadas, nunca futuras”, mas, com o prazo de entrega do documento fiscal excedido, a emissão depende da prefeitura; o documento não informa esse prazo.

NFF: passo a passo no celular

1. Instale o aplicativo Nota Fiscal Fácil (Android ou iOS) e entre com a conta gov.br.
2. Escolha o tipo de operação entre as opções que o estado liberou para o CPF e informe os dados do destinatário e da operação.
3. Solicite a emissão e envie o link do documento ao cliente.

Marketplaces: quem emite a nota no Mercado Livre e na Shopee

Nas centrais de ajuda do Mercado Livre e da Shopee, lidas em 07/10/2026, a nota é do vendedor: sai no CNPJ dele, por um emissor da plataforma ou por outro sistema. As páginas lidas não dizem que a plataforma emite sozinha a nota do MEI nas vendas comuns.

• Mercado Livre: “Depois de configurar o Faturador do Mercado Livre, você pode começar a emitir as notas fiscais das suas vendas”, diz a central de ajuda. Para vender no Full, o Faturador é obrigatório, com Inscrição Estadual e certificado digital A1.
• Shopee: “A NF-e é obrigatória para utilizar os canais de envio (exceto os Correios)”. O Emissor de NF-e Shopee atende vendedor do Simples Nacional ou MEI com Inscrição Estadual e exige certificado A1 (artigo atualizado em 01/09/2026). No Full Shopee, “a geração e emissão de notas fiscais é feita pelo nosso sistema”, com série, certificado e regime informados pelo vendedor.

O certificado é exigência da plataforma: o art. 110 da CGSN 140 dispensa o MEI de certificação digital nas obrigações com o Fisco.

DC-e: envio sem nota fiscal

A Declaração de Conteúdo eletrônica (DC-e) foi instituída pelo Ajuste SINIEF nº 05/2021, de 8 de abril de 2021. A cláusula segunda manda emiti-la, desde 6 de abril de 2026, “por pessoa física e jurídica, não contribuinte, no transporte de bens e mercadorias”. Os Correios confirmam a data e informam que a DC-e sai no aplicativo DCe, com conta gov.br, ou numa agência.

Para o MEI, as descrições divergem: o ajuste fala em quem não é contribuinte do ICMS, e os Correios falam em empresa que não é obrigada a emitir NF-e, o que alcançaria o MEI dispensado até 31/12/2026, embora nenhuma das duas fontes cite o MEI. A cláusula quinta permite vedar a DC-e a quem faz circulação de mercadoria com habitualidade ou volume de intuito comercial, e a cláusula décima quinta-A deixa cada estado estabelecer limites, condições e exceções. O Mercado Livre informa que a Sefaz bloqueia o emitente cuja frequência de emissões indica atividade comercial e exige nota fiscal.

Nenhuma fonte lida diz como fica a DC-e na venda do MEI depois de 01/01/2027; a cláusula primeira, a partir de 01/11/2026 (Ajuste SINIEF 35/2026), vale “na hipótese de não ser exigida outra documentação fiscal específica”.

Como cancelar uma nota fiscal

NFS-e. No Emissor Nacional, o prestador cancela ou substitui a nota pelo painel, dentro do prazo definido pelo município; sem prazo próprio, o sistema aplica “o teto de 730 dias (2 anos)”, segundo o documento Perguntas e Respostas. Vencido o prazo, o caminho é a Solicitação de Análise Fiscal, que a prefeitura pode deferir ou indeferir. O mesmo documento não confirma exceção para o MEI no prazo municipal.

NF-e. A cláusula décima segunda do Ajuste SINIEF 07/05 fixa o prazo do pedido de cancelamento: “Em prazo não superior a vinte e quatro horas, contado do momento em que foi concedida a Autorização de Uso da NF-e”, desde que a mercadoria não tenha circulado. O estado pode aceitar pedido tardio em casos excepcionais.

DC-e. O cancelamento vale em até 24 horas da autorização, se o transporte não começou, e em até 15 dias quando a DC-e sai por sistema de marketplace ou dos Correios (cláusula décima primeira).

Por quanto tempo guardar as notas fiscais

O Portal do Empreendedor responde que o MEI deve manter as notas de compras e vendas “arquivadas pelo prazo de 5 anos, a contar da data de sua emissão”. A lei é menos objetiva: a Lei Complementar nº 123, art. 26, inciso II, e a CGSN 140, art. 109, § 9º, mandam guardar os documentos “enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes”. O Código Tributário Nacional fixa 5 anos para a Fazenda constituir o crédito (art. 173) e para cobrá-lo (art. 174). Nenhuma norma lida converte isso em anos para a nota do MEI; os 5 anos vêm do Portal.

Nota fiscal, Relatório Mensal e DASN-SIMEI

Até 31/12/2026, o MEI preenche o Relatório Mensal de Receitas Brutas até o dia 20 do mês seguinte, com os documentos fiscais anexados (CGSN 140, art. 106, inciso I e § 2º, inciso I). Todo ano, entrega a Declaração Anual Única e Simplificada de Informações Socioeconômicas e Fiscais para o Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI) até o último dia de maio (art. 109).

Multa por não emitir nota fiscal

As fontes federais lidas não trazem valor de multa específico para o MEI que deixa de emitir nota: a Resolução CGSN 140 fixa multas para declarações, como a da DASN-SIMEI (art. 118). A Lei Complementar nº 123, art. 38-B, reduz em 90% para o MEI as multas por obrigação acessória “quando em valor fixo ou mínimo” e sem valor legal mais favorável, salvo, entre outras hipóteses, fraude, resistência ou embaraço à fiscalização ou multa não paga em 30 dias da notificação. Para o IBS e a CBS, a Lei Complementar nº 214, art. 341-G, inciso XI, fixa multa de 100% do valor do tributo de referência para operações com bens ou serviços “desacobertados de documento fiscal”, sem dizer se vale para o MEI. Na esfera penal, a Lei nº 8.137/1990, art. 1º, inciso V, trata como crime contra a ordem tributária “negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente”, quando isso suprime ou reduz tributo, com pena de “reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa”. O valor das multas de ICMS e de ISS não consta dessas fontes federais e deve ser confirmado na Sefaz do estado e na prefeitura.

No marketplace, a consequência vem das regras da plataforma: a Shopee avisa que, sem a Nota Fiscal Avulsa exigida pelo estado, “sua conta poderá ser suspensa até regularizar a situação”.